Księga przychodów i rozchodów (KPiR) to najczęściej wybierana forma prowadzenia księgowości przez małych podatników. KPiR jest stosowana przez przedsiębiorców, którzy rozliczają się na zasadach ogólnych lub liniowo. Ujmowane są w niej wszystkie zdobyte w trakcie prowadzenia działalności przychody oraz ponoszone koszty. Księga przychodów i rozchodów jest dokumentem, na podstawie którego wyliczane jest zobowiązanie podatkowe. W artykule opisujemy, kiedy wymagana jest KPiR, jakie są zasady jej przejrzystego prowadzenia oraz co powinno być na pewno w niej uwzględniane?
Kiedy wymagane jest prowadzenie księgi przychodów i rozchodów?
Obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów dotyczy każdego podatnika, który rozlicza się na zasadach ogólnych, czyli według skali podatkowej, lub na zasadach podatku liniowego. Obowiązek ten nie dotyczy jednak tylko jednoosobowych działalności gospodarczych, lecz także zakładanych przez osoby fizyczne spółek jawnych, spółek partnerskich i spółek cywilnych. Wybrać KPiR jako formę prowadzenia księgowości mogą podmioty, których przychody netto za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły kwoty 2 milionów euro w walucie polskiej w przeliczeniu po kursie NBP z pierwszego roboczego dnia października danego roku. Jeżeli firma przekroczy ten pułap, konieczne będzie już prowadzenie pełnej księgowości.
Co ciekawe, w wyjątkowych sytuacjach, czyli np. w przypadku choroby podatnika, jego zaawansowanego wieku lub małej wielkości prowadzonej firmy, przedsiębiorca może zostać zwolniony z obowiązku prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Jest to możliwe po złożeniu w urzędzie skarbowym, przynajmniej 30 dni przed miesiącem, od którego chce się zrezygnować z prowadzenia KPiR, odpowiedniego podania.
Kiedy KPiR powinna zostać założona?
Księga przychodów i rozchodów powinna zostać założona w dniu rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej. Jak dodaje nasz rozmówca, specjalista i doradca klientów z Biura audytorsko-księgowego eKFK w Warszawie:
Założenie KPiR zawsze następuje wraz z rozpoczęciem prowadzenia działalności gospodarczej. W przypadku prowadzenia już wcześniej firmy, a teraz zmiany np. formy jej opodatkowania na zasady ogólne lub na podatek liniowy, KPiR zaczyna być prowadzona 1 stycznia nowego roku podatkowego. W takich przypadkach na poinformowanie urzędu skarbowego o zmianie formy opodatkowania ma się czas do 20 stycznia.
Księga przychodów i rozchodów może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. Decyzja należy do przedsiębiorcy.
Zasady przejrzystego powadzenia księgi przychodów i rozchodów
Księga przychodów i rozchodów zgodnie z zasadami powinna być prowadzona w sposób rzetelny i przejrzysty. W dokumencie tym powinny być ujęte wszystkie przychody i koszty prowadzenia działalności. Większość przedsiębiorców przy prowadzeniu KPiR korzysta ze świadczonych przez biura rachunkowe usług księgowych. W rejonie stolicy jednym z takich biur jest firma, w której pracuje nasz rozmówca, czyli eKFK w Warszawie. Powierzenie prowadzenia KPiR specjalistom jest bardzo dobrym sposobem na to, żeby ustrzec się przed ewentualnymi błędami.
Przy prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów ważne jest to, żeby każdy przychód i każdy koszt był w niej umieszczany w momencie jego pozyskania lub poniesienia. KPiR zawsze jest przedstawiana w formie tabeli, z podziałem na kolumny dotyczące przychodów i kosztów. Księgowość prowadzona jest na podstawie posiadanych dokumentów kupna i sprzedaży. Na koniec miesiąca dokonuje się podsumowania każdej kolumny i na tej podstawie wylicza się wysokość zobowiązania podatkowego.
Co powinno być uwzględniane w KPiR?
W KPiR powinny się znajdować informacje o wszystkich transakcjach firmy, czyli wszystkich uzyskanych przychodach i poniesionych z tytułu prowadzenia działalności kosztach. Wśród przychodów powinny być ujęte zyski związane ze sprzedażą towarów i usług, natomiast wśród kosztów m.in. udokumentowane fakturami poniesione wydatki na zakup materiałów i towarów niehandlowych oraz pensje pracowników, opłaty za prąd, za telefon i za Internet.
